De Autocorrect is een van de meest ondergewaardeerde componenten van Word, niet in de laatste plaats door Microsoft zelf, die zoveel functionaliteit heeft laten liggen dat je rustig van een halfbakken programmaonderdeel kunt spreken.

De tekortkomingen zijn onder meer:

• Nieuwe autocorrecties toevoegen vereist vooral in de latere versies van Word veel te veel klikken.
• Als je wilt weten of je voor een woord of term al een autocorrectie hebt, moet je weer veel klikken om het dialoogvenster te openen, om vervolgens door de lange lijst te bladeren. Als de afkorting niet met dezelfde letters begint, is het zoeken naar een naald in het hooiberg.
• Je autocorrecties meenemen naar een andere computer is wel mogelijk maar zeer omslachtig, en allesbehalve foolproof.
• Ook het verwijderen van autocorrecties is omslachtig en kan alleen één voor één.
• Uitzonderingen worden door Word automatisch bijgehouden. Telkens als je een autocorrectie verbetert, wordt die in de lijst met uitzonderingen geplaatst. De volgende keer als je die afkorting typt, werkt de Autocorrect niet. Uitzonderingen verwijderen kun je alleen één voor een.
• Er is geen manier om de Autocorrect snel aan en uit te zetten.
• Staat de Autocorrect eenmaal aan, dan is die niet te omzeilen. Typ een afkorting, en tenzij deze in de lijst met uitzonderingen staat, maakt Word daar altijd de bijbehorende term van.

AutoCorrect in txtExpress Lite

Deze onvolkomenheden zijn des te schrijnender omdat ze makkelijk verholpen hadden kunnen worden. Met behulp van txtExpress Lite wordt het werken met Autocorrect een stuk makkelijker en prettiger.

Druk op Ctrl+Alt+A om het menu Autocorrect te openen. Naast de titel van het menu zie je het huidige aantal autocorrecties.

• Add Entry – Als je deze optie kiest wordt automatisch het huidige woord geselecteerd en verschijnt het dialoogvenster Autocorrect. Het geselecteerde woord wordt in het veld With gezet en de cursor in het veld Replace, zodat je meteen je afkorting kunt typen. Wil je een term invoeren die uit meerdere woorden bestaat, dan moet je die eerst selecteren. Dit gaat het makkelijkst als je de cursor in of voor het eerste woord zet en dan meerdere keren op F2 drukt.



• Search Autocorrect – Druk op Alt+A als je deze optie buiten het menu wilt kiezen. De lijst met autocorrecties wordt doorzocht en de zoekresultaten worden op één van de twee volgende manieren gepresenteerd: komt de zoekterm slechts één keer voor in de lijst, dan worden de afkorting en de term in de statusregel van Word weergegeven: ggs – gegevens. In dit geval heb ik gezocht op gegevens. Als ik daarentegen zoek op gegeven, dan zijn er meerdere items in de lijst die aan de zoekopdracht voldoen. De resultaten worden in dat geval getoond in een snelmenu. Het getal onderaan verwijst naar het aantal gevonden autocorrecties.
• Load Entries: Text File – txtExpress Lite maakt het mogelijk je autocorrecties in één of meerdere tekstbestanden te bewaren en vervolgens te laden. Als je deze optie kiest, verschijnt het dialoogvenster Open, waarin je een tekstbestand kunt kiezen. NB: deze optie werkt alleen met tekstbestanden.
• Load Entries: Current Document – Als je een tekstbestand of Word-document open hebt met autocorrecties en deze in één keer wilt laden, kies je deze optie. Wil je slechts een deel van de autocorrecties in het bestand laden, dan selecteer je die voor je de optie kiest.
• List of all Entries to Doc – Als je al je autocorrecties mee wilt nemen naar een andere computer of er gewoon een backup van wilt hebben, dan kun je met behulp van deze optie een lijst in het huidige document laten zetten. Let er wel op dat je de juiste taalinstelling voor het document hebt gekozen.
• Save Current File in Registry – Als je met een vast tekstbestand wilt werken, moet txtExpress Lite de naam van het bestand kennen. Open het bewuste bestand en kies deze optie om de naam en de locatie van het bestand in de Registry van Windows op te slaan. Zodra je dit hebt gedaan, komen de onderstaande drie opties beschikbaar.
  Open – Kies deze optie om je standaard tekstbestand met autocorrecties in Word te openen. In plaats van wordt de naam van je bestand weergegeven.
  Load All Entries in – Als je deze optie kiest, wordt het bestand niet geopend maar worden wel alle autocorrecties in het bestand geladen. Werk je op meerdere computers, dan heb je met deze optie altijd in één keer overal dezelfde autocorrecties.
  Save New Entries in = ON/OFF – Deze optie is een zogenaamde toggle waarmee je kunt aangeven of nieuwe autocorrecties die je met de optie Add Entry invoert in het standaard tekstbestand worden opgeslagen.
  Remove all Entries – Wil je met een schone lei beginnen, dan maak je met deze optie in één keer de Autocorrectie in zijn geheel leeg.
  Remove Exceptions – Staan er veel ongewenste uitzonderingen in de Autocorrectie en wil je die niet één voor één verwijderen, dan kan het met deze optie in één keer.
  AutoCorrect = ON/OFF – Ook deze optie is een toggle.
  AutoCorrect Dialog – Dit is de snelste manier om het dialoogvenster AutoCorrect te openen.

Handigheidjes

Een afkorting wordt door Word automatisch gewijzigd in de bijbehorende autocorrectie als je een spatie of een leesteken typt. Dat is meestal handig maar soms is het niet wat je wilt. Een ander probleem is dat je nieuw voor elke vorm van een woord of samenstelling een nieuwe autocorrectie wilt maken. De oplossing wordt gevormd door een drietal even eenvoudige als elegante functies.

Ctrl+spatie om woorden aan elkaar te plakken

Stel dat je een afkorting c hebt voor computer en een afkorting gu voor gebruik. Het woord dat je wilt typen is computergebruiker. Je typt dan achtereenvolgens c gu er en drukt twee keer op Ctrl+spatie om computer gebruik er te veranderen in computergebruiker.

Een ander voorbeeld: je hebt de afkorting apl voor applicatie en je wilt het meervoud typen. Je typt dan achtereenvolgens apl s en drukt één keer op Ctrl+spatie om dit te veranderen in applicaties.

Dankzij deze handige shortcut kun je met veel minder autocorrecties toe.

Shift+Ctrl+spatie om een spatie voor de cursor in te voegen

Als je aan het vertalen bent, bevindt je cursor zich altijd tussen twee woorden in. Dat kan lastig zijn als je iets op wilt zoeken. Je typt bijvoorbeeld stijgen en wilt daar synoniemen voor zoeken maar omdat je in een bestaande tekst typt en de woorden voor de cursor opschuiven naarmate je zin vordert, is het woordbeeld stijgenrise. Je moet dan eerst een spatie typen en dan op de linkse pijltoets drukken om de cursor weer tegen het woord aan te zetten voordat je op Alt+6 kunt drukken om synoniemen te zoeken. In plaats daarvan kun je nu op Shift+Ctrl+spatie drukken om een spatie in te voegen maar de cursor te laten staan, zodat je meteen kunt zoeken.

NB: een andere manier is om een ; te typen. Het woordbeeld is dan stijgen;rise, en als je op een toetscombinatie drukt om te zoeken, wordt de ; verwijderd en wordt op het woord achter de cursor gezocht.

Ctrl+Alt+spatie of Ctrl+T om de Autocorrectie tijdelijk buiten spel te zetten

Word biedt geen manier om de Autocorrectie voor één woord even niet te gebruiken. Als je veel gebruikmaakt van de Autocorrectie is het vrijwel onvermijdelijk dat je afkortingen gebruikt die ook als gewoon woord voorkomen. Afhankelijk van het soort teksten dat je vertaalt, zijn er woorden die je nooit typt en die je dus zonder problemen als afkorting kunt gebruiken. Ik gebruik koe bijvoorbeeld als afkorting voor komende omdat koeien in mijn teksten niet voorkomen.

Mocht ik toch een keer koe moeten typen, dan kan ik na de letters koe op Ctrl+Alt+spatie of Ctrl+T drukken om een spatie in te voegen en de cursor na de spatie te plaatsen.

Diacritische tekens

Windows en Word zijn gemaakt voor Engelstalige gebruikers. Het is mogelijk om diacritische tekens zoals een ;ë; te typen maar erg handig werkt het niet. In txtExpress Lite kun je een e typen en dan op Ctrl+Alt+S drukken om een menu met mogelijke diacritische tekens op te roepen. Wat je ook kunt doen is gebruikmaken van de Autocorrectie. Voer bijvoorbeeld ;e; in als afkorting voor ë en ;ee; als afkorting voor é. Dat werkt snel en je kunt min of meer gewoon doortypen.

Het probleem van de punt

De Autocorrectie werkt nadat je een spatie of leesteken typt. Met autocorrecties van één letter werkt dit echter niet met een punt. De reden is waarschijnlijk dat je soms een punt achter een enkele letter wilt zetten, bijvoorbeeld in een letterwoord of acroniem. Dat is lastig als je voor het laatste woord van je zin een afkorting van één letter hebt, bijvoorbeeld c voor computer. De oplossing is een autocorrectie maken voor de punt en twee komma’s achter elkaar te laten vervangen door een punt.

Copyright © 17-02-2014 Theo van der Ster

De reacties onder dit blogbericht zijn gesloten. Wil je contact opnemen, dan kan dat op deze pagina.